ÁP DỤNG 5S TRONG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY BÀN THẠCH

Công ty Bàn Thạch áp dụng phương pháp 5S trong công tác quản trị văn phòng:

I. MỤC ĐÍCH VÀ LỢI ÍCH CỦA 5S

Nhằm thực hiện đúng tiêu chuẩn 5S tại công ty để cải tiến môi trường và nâng cao hiệu suất làm việc, cụ thể lợi ích của việc áp dụng tiêu chuẩn 5S mang lại cho công ty:

• Nơi làm việc sạch sẽ, thuận tiện và an toàn;
• Khuyến khích mọi người tìm kiếm và giải quyết các vấn đề tiêu cực;
• Giảm thời gian tìm kiếm các vật dụng cần thiết;
• Nâng cao hiệu suất công việc;
• Mang lại tính thẩm mỹ cho không gian làm việc.
• Ngoài ra, từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hoà đồng của mọi người, qua đó người làm việc sẽ có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm và ý thức hơn với công việc.

II. PHẠM VI, ĐỐI TƯỢNG VÀ HIỆU LỰC ÁP DỤNG

• Quy trình này được áp dụng đối với tất cả người lao động đang làm việc tại công ty dưới mọi hình thức.
• Áp dụng cho cả bộ phận văn phòng và công trường.
• Phòng HCTH sẽ đi kiểm tra theo định kì hoặc đột xuất, nếu phát hiện ai không thực hiện đúng quy trình sẽ lập biên bản vi phạm và xử phạt theo quy định của công ty.
• Quy trình này được áp dụng kể từ ngày 05/05/2020. Trong quá trình áp dụng nếu có chỉnh sửa bổ sung sẽ được Phòng HCTH cập nhật và thông tin tại bảng theo dõi và hiệu chỉnh tài liệu. Những quy định trước đây trái với quy trình này đều được bãi bỏ.

III. CĂN CỨ PHÁP LÝ

• Điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty.
• Nội quy lao động của công ty.
• Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

IV. NỘI DUNG

    4.1 Định nghĩa về tiêu chuẩn 5S

    4.1.1 Hệ thống tiêu chuẩn 5S trong quản lý chất lượng nhân sự: là một công cụ quản lý nhân sự thực tế mà tất cả mọi nơi có người làm việc từ nơi văn phòng, nhà kho cho đến công trường xây dựng, xưởng sản xuất công nghiệp, nông nghiệp đều có thể sử dụng.

    4.1.2  5S là gì: 5S là một hệ thống tổ chức không gian để công việc có thể được thực hiện hiệu quả và an toàn.

    4.1.3 Thành phần cấu thành 5S

      Thuật ngữ tiêu chuẩn 5S bắt nguồn từ năm từ tiếng Nhật, được dịch theo tiếng Anh và tiếng Việt bao gồm:

• Seiri / Sort: Sàng lọc
• Seiton / Straighten: Sắp xếp
• Seiso / Shine: Sạch sẽ
• Seiketsu / Standardize: Săn sóc
• Shitsuke / Sustain: Sẵn sàng.

Hình ảnh: Công ty Bàn Thạch áp dụng 5S trong công tác quản trị văn phòng

4.2.1 SERI (Sàng lọc): Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. Chống xu hướng của con người muốn giữ mọi thứ cho những trường hợp dự phòng, chỉ giữ những loại dụng cụ, phương tiện tối thiểu hỗ trợ cho công việc, nên dán nhãn “đỏ” vào những dụng cụ, thiết bị và vật liệu cần thiết giữ lại.

4.2.2 SEITON (Sắp xếp): Là bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng. Khi sắp xếp nên sử dụng những phương tiện trực quan một cách rõ ràng, đễ mọi người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có tổ chức, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ những hành động dư thừa gây lãng phí thời gian.

4.2.3 SEISO (Sạch sẽ): Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc. Tất cả mọi thành viên trong đơn vị đều có ý thức và tham gia giữ gìn vệ sinh, phải có đủ phương tiện, dụng cụ vệ sinh cho đầy đủ và thích hợp. Công việc vệ sinh là việc làm thường xuyên của mọi người trong tổ chức và Ban lãnh đạo thường xuyên kiểm tra nhắc nhở việc thực hiện.

4.2.3 SEIKETSU (Săn sóc): Là duy trì thường xuyên những việc đã làm, cải tiến liên tục nơi làm việc để đạt được hiệu quả cao hơn là điều rất quan trọng và cần thiết. Xác lập một hệ thống kiểm soát trực quan, như dán nhãn hoặc đánh dấu bằng màu sắc. Tạo môi trường dễ dàng để duy trì việc sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ.

4.2.4 SHITSUKE (Sẵn sàng): Giáo dục mọi người có ý thức, tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc. Hãy biến mọi việc làm tốt đẹp trở thành thói quen, niêm yết kết quả đánh giá 5S tại nơi làm việc để khuyến khích việc tốt và rút kinh nghiệm việc chưa tốt. Kiểm tra định kỳ với những nguyên tắc đã xác lập, xây dựng và định hình một nền văn hoá trong đơn vị.

4.3  Lưu đồ quy trình thực hiện tiêu chuẩn 5S

4.4  10 điều gợi ý để thực hiện thành công 5S

1. Hai cái đầu luôn tốt hơn một cái đầu – phát huy tối đa phương pháp huy động trí não.
2. Luôn ý thức tìm ra các điểm không thuận tiện để cải tiến.
3. Luôn ý thức tìm ra những nơi làm việc không ngăn nắp để cải tiến.
4. Tìm ra những khu vực làm việc không an toàn để cải tiến.
5. Tìm ra những nơi chưa sạch sẽ để cải tiến.
6. Tìm ra các điểm lãng phí để loại bỏ.
7. Mở rộng phạm vi vệ sinh bề mặt máy móc.
8. Chú ý tới các khu vực công cộng như căng tin, nhà vệ sinh, vườn, hành lang ngoài và bãi đỗ xe.
9. Chỉ ra những bằng chứng mà nhân viên cần phải tăng cường hoạt động 5S.
10. Sử dụng hữu hiệu cách thức kiểm soát bằng trực quan.

END!